Kanban: Definition, Methode, Prinzipien, Beispiele & Kanban-Board

In einer stetig veränderlichen Geschäftswelt, in der Flexibilität und Effizienz von entscheidender Bedeutung sind, bietet die Kanban-Methode eine bewährte Möglichkeit, Arbeitsprozesse zu optimieren und transparent zu gestalten. In diesem Artikel werden wir uns eingehend mit Kanban befassen – von seiner grundlegenden Definition bis zu seinen wichtigsten Prinzipien, konkreten Anwendungsbeispielen und der Funktionsweise eines Kanban-Boards.

Erfahren Sie, wie Kanban Teams und Organisationen dabei hilft, sich an sich ändernde Anforderungen anzupassen, Verschwendung zu minimieren und die Lieferung von Werten für Kunden zu maximieren.

Inhalt

• Was ist Kanban?
• Wie funktioniert Kanban?
• Was sind Kanban-Boards und wie werden sie genutzt?
• Was sind Kanban-Karten?
• Vorteile von Kanban im Vergleich zu anderen agilen Projektmanagement-Methoden
• Kanban vs. Scrum: Gemeinsamkeiten und Unterschiede
• Wo wird Kanban eingesetzt? Anwendung von Kanban und Beispiele
• Wie BeeWaTec die Kanban-Methode unterstützt
• Fazit und Ausblick

Was ist Kanban bzw. was ist die Kanban-Methode? (Definition)

Kanban ist eine Methode zur Arbeitsorganisation, bei der Aufgaben meist auf einem (physischen oder digitalen) Kanban-Board mit verschiedenen Spalten visualisiert werden, um den Fortschritt zu verfolgen. Die Aufgaben bewegen sich von einer Spalte zur nächsten, wenn sie bearbeitet werden. Was Kanban besonders macht, ist die Tatsache, dass Aufgaben nur dann begonnen werden, wenn es die Kapazität und die Nachfrage erlauben, anstatt alle gleichzeitig zu starten. Dies hilft, Engpässe zu vermeiden, den Arbeitsprozess transparent zu gestalten, die Produktivität zu steigern und die Durchlaufzeiten zu verkürzen. Kanban ist eine flexible Methode, die in verschiedenen Anwendungsbereichen eingesetzt werden kann, um den Arbeitsablauf zu optimieren.

Wie funktioniert Kanban / das Kanban-System?

Kanban funktioniert auf eine recht einfache und effektive Weise. Das Kanban-System basiert in der Regel auf einem visuellen Board, auf dem Aufgaben und Arbeitsschritte dargestellt werden. Es funktioniert wie folgt:

• Kanban-Board: Das Herzstück des Kanban-Systems ist ein Board mit Spalten, die den Fortschritt der Arbeit widerspiegeln. Typische Spalten sind "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Erledigt". Dieses Board kann entweder physisch an einer Wand hängen oder digital in einer Software-Anwendung existieren.

• Aufgaben als Karten: Die Arbeit wird in Form von Karten oder Zetteln dargestellt. Jede Karte repräsentiert eine Aufgabe oder einen Arbeitsschritt. Diese Karten werden auf dem Kanban-Board platziert.

• Bewegung der Karten: Die Karten bewegen sich von einer Spalte zur nächsten, um den Status der Aufgaben widerzuspiegeln. Zum Beispiel, wenn eine Aufgabe begonnen wird, wird die Karte von der Spalte "Zu erledigen" in die Spalte "In Arbeit" verschoben. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, wandert die Karte in die "Erledigt"-Spalte.

• Limitierung der Arbeit: Eine wichtige Regel im Kanban ist die Begrenzung der Arbeit in den Spalten. Das bedeutet, dass jede Spalte eine maximale Anzahl von Karten haben darf. Dies hilft, Engpässe und Überlastungen zu verhindern, da neue Aufgaben nur dann beginnen können, wenn in der "In Arbeit"-Spalte Platz für sie ist.

• Pull-System: Das Kernprinzip des Kanban-Systems ist das Pull-System. Das bedeutet, dass Aufgaben nur dann in Angriff genommen werden, wenn die Kapazität und die Nachfrage dies erlauben. Es entsteht also ein natürlicher Fluss, bei dem Aufgaben gezogen (= pulled) werden, anstatt gedrückt (= pushed) zu werden.

• Visuelle Kontrolle: Durch die Visualisierung des Arbeitsprozesses auf dem Kanban-Board haben alle Teammitglieder eine klare Vorstellung davon, was gerade passiert, welche Aufgaben in Arbeit sind und welche abgeschlossen wurden. Dies fördert die Transparenz im Team.

• Optimierung: Das Kanban-System ermutigt Teams dazu, kontinuierlich den Arbeitsprozess zu überdenken und zu optimieren. Wenn Engpässe oder Probleme auftreten, können sie erkannt und behoben werden, um den Arbeitsfluss zu verbessern.

Insgesamt ermöglicht das Kanban-System eine effiziente und transparente Arbeitsweise, bei der Aufgaben nach Bedarf und Kapazität bearbeitet werden, Engpässe vermieden werden und der Fokus auf die kontinuierliche Verbesserung des Arbeitsprozesses liegt. Es ist eine flexible Methode, die in vielen Branchen und Teams erfolgreich eingesetzt wird.

Welchen Prinzipien folgt Kanban?

Kanban basiert auf einer Reihe von Prinzipien und Regeln, die dazu beitragen, den Arbeitsfluss zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Hier sind die wichtigsten Prinzipien von Kanban:

• Visualisierung: Ein zentrales Prinzip von Kanban ist die Visualisierung des Arbeitsprozesses. Dies wird oft durch ein Kanban-Board erreicht, auf dem Aufgaben und Arbeitsschritte in Spalten dargestellt werden. Die Visualisierung ermöglicht es dem Team, den Status der Arbeit auf einen Blick zu erfassen.

• Begrenzung der Arbeit in Bearbeitung (Work in Progress - WIP): Jede Spalte auf dem Kanban-Board hat eine maximale Anzahl von Aufgaben oder Karten, die sie gleichzeitig aufnehmen kann. Dies hilft, Engpässe zu verhindern und den Fokus auf die Vollendung von Aufgaben zu legen, bevor neue gestartet werden.

• Pull-System: Kanban folgt dem Pull-System, bei dem Aufgaben nur dann gestartet werden, wenn Kapazität und Nachfrage dies erlauben. Aufgaben werden also aufgrund von Bedarf gezogen, anstatt auf sie gedrängt zu werden.

• Klare Prozessregeln: Es sollten klare Regeln für den Arbeitsprozess definiert werden, damit alle im Team verstehen, wie Aufgaben bearbeitet werden und welche Schritte notwendig sind. Diese Regeln fördern die Transparenz und Konsistenz.

• Fokussierung auf den Arbeitsfluss: Kanban legt den Schwerpunkt darauf, den Arbeitsfluss zu optimieren und Engpässe zu minimieren. Dies geschieht, indem die Arbeit kontinuierlich überprüft und angepasst wird, um reibungslos zu verlaufen.

• Kontinuierliche Verbesserung: Ein wichtiges Prinzip von Kanban ist die kontinuierliche Verbesserung. Das Team sollte regelmäßig den Arbeitsprozess analysieren, Schwachstellen identifizieren und Maßnahmen zur Optimierung ergreifen.

• Feedback und Zusammenarbeit: Kanban fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Regelmäßiges Feedback und der Austausch von Informationen helfen, den Arbeitsprozess zu verbessern und Engpässe zu vermeiden.

• Service Level Agreements (SLAs): In einigen Kanban-Systemen werden SLAs festgelegt, um sicherzustellen, dass Aufgaben innerhalb bestimmter Zeitrahmen abgeschlossen werden. Dies hilft, die Bearbeitung von Aufgaben zu priorisieren und Engpässe zu erkennen.

Diese Prinzipien bilden das Grundgerüst von Kanban und ermöglichen es Teams, ihre Arbeitsprozesse transparenter, effizienter und flexibler zu gestalten. Kanban kann an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eines Teams oder einer Organisation angepasst werden.

Was ist ein Kanban-Board und wie wird es genutzt?

Ein Kanban-Board ist ein visuelles Werkzeug, das verwendet wird, um den Arbeitsprozess in einem Kanban-System darzustellen und zu organisieren. Es besteht aus Spalten, die verschiedene Phasen oder Zustände der Arbeit repräsentieren, sowie Karten, die einzelne Aufgaben oder Arbeitsschritte darstellen. Hier ist, wie ein Kanban-Board funktioniert und wie es genutzt wird:

Aufbau eines Kanban-Boards

Ein typisches Kanban-Board besteht aus folgenden Elementen:

• Spalten: Die Spalten auf dem Board repräsentieren die verschiedenen Phasen oder Zustände, die eine Aufgabe durchläuft, während sie bearbeitet wird. Typische Spalten sind "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Erledigt". Je nach Bedarf und Prozess können weitere Spalten hinzugefügt werden, um den Arbeitsfluss genauer darzustellen.

• Karten: Karten sind kleine visuelle Darstellungen von Aufgaben oder Arbeitsschritten. Jede Karte enthält Informationen zur Aufgabe, wie eine Beschreibung, einen Verantwortlichen und eventuell einen Fälligkeitsdatum.

Nutzung eines Kanban-Boards 

Die Verwendung eines Kanban-Boards erfolgt in mehreren Schritten:

• Aufgaben erfassen: Neue Aufgaben oder Arbeitsschritte werden auf Karten notiert und in der ersten Spalte, oft "Zu erledigen" genannt, platziert. Dies sind Aufgaben, die darauf warten, bearbeitet zu werden.

• Bewegung der Karten: Wenn eine Aufgabe begonnen wird, wird ihre Karte in die nächste Spalte, normalerweise "In Arbeit" (von links nach rechts) verschoben. Dies zeigt an, dass die Arbeit an dieser Aufgabe aktiv ist.

• Fortschritt verfolgen: Teammitglieder können den Fortschritt der Arbeit anhand der Position der Karten auf dem Board leicht verfolgen. Sie können sehen, welche Aufgaben sich in Bearbeitung befinden und welche bereits abgeschlossen sind.

• Begrenzung der Arbeit: Jede Spalte auf dem Board hat eine begrenzte Kapazität, die die maximale Anzahl von Aufgaben angibt, die gleichzeitig darin sein können. Dies hilft, Überlastung und Engpässe zu vermeiden.

• Priorisierung: Teammitglieder können die Reihenfolge der Aufgaben auf dem Board basierend auf Prioritäten anpassen. Wichtige Aufgaben können nach oben verschoben werden, um sicherzustellen, dass sie zuerst erledigt werden.

• Kontinuierliche Aktualisierung: Das Kanban-Board wird kontinuierlich aktualisiert, wenn Aufgaben voranschreiten. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird ihre Karte in die "Erledigt"-Spalte verschoben.

Kanban-Boards können physisch an einer Wand angebracht oder digital in speziellen Software-Tools erstellt werden, je nach den Bedürfnissen und Präferenzen des Teams.

Was sind Kanban-Karten?

Kanban-Karten sind kleine visuelle Darstellungen von Aufgaben oder Arbeitsschritten auf einem Kanban-Board. Jede Karte repräsentiert eine spezifische Aufgabe und enthält Informationen wie eine Beschreibung, den Verantwortlichen und möglicherweise ein Fälligkeitsdatum. Diese Karten werden auf dem Kanban-Board verschoben, um den Fortschritt der Aufgaben im Arbeitsprozess zu verfolgen und zu organisieren. Sie dienen dazu, Aufgaben transparent zu visualisieren und den Teammitgliedern einen klaren Überblick über den Status der Arbeit zu bieten.

Kanban-Karten sind vielseitig und können in Unternehmen unterschiedlich angepasst werden. Ihre Gestaltung hängt vom jeweiligen Einsatzbereich (z.B. Managements-Ebene vs. Produktion) dem Technologiegrad des Unternehmens und den für das Unternehmen relevanten Informationen ab. Dies bedeutet, dass die Gestaltung einer Kanban-Karte genauso individuell sein kann, wie die Anzahl und Bennennung der Spalten auf einem Kanban-Board..

In der schlanken Produktion (= Lean Production) sehen Kanban-Karten oft so aus wie in diesem Beispiel, wobei Aspekte wie Artikelnummer, Name, Menge sowie Lager- und Verwendungsort angegeben werden. Häufig sind die Karten an Boxen und KLT-Behältern angebracht. Kanban-Karten, die für das Projektmanagement verwendet werden, würden stattdessen ganz andere Informationen enthalten.

Vorteile von Kanban im Vergleich zu anderen agilen Projektmanagement-Methoden

Die Vorteile von Kanban im Vergleich zu anderen agilen Projektmanagement- oder Lean-Management-Methoden sind:

• Flexibilität: Kanban ermöglicht eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen und Prioritäten.

• Einfachheit: Kanban ist einfach zu verstehen und erfordert keine komplexen Rollen oder Zeremonien.

• Effizienz: Durch die Begrenzung der Arbeit in Bearbeitung (WIP) werden Engpässe minimiert, was die Effizienz steigert.

• Transparenz: Das Kanban-Board bietet klare Transparenz über den Arbeitsprozess und den Status der Aufgaben.

• Kontinuierliche Verbesserung: Kanban fördert die kontinuierliche Verbesserung und Anpassung des Arbeitsprozesses.

• Geeignet für verschiedene Teams: Kanban eignet sich für Teams unterschiedlicher Größe und Branchen.

• Geringere Planungskomplexität: Im Vergleich zu anderen agilen Methoden wie Scrum erfordert Kanban weniger Planungsaufwand.

• Fokus auf Lieferung: Kanban betont die kontinuierliche Lieferung von Wert und Ergebnissen.

• Weniger Arbeitsunterbrechungen: Kanban minimiert Unterbrechungen, da Aufgaben aufgrund von Kapazität und Bedarf gezogen werden.

• Kundenorientiert: Kanban legt den Fokus auf die Bedürfnisse der Kunden und ermöglicht eine schnelle Anpassung an ihre Anforderungen.

Kanban vs. Scrum im Vergleich - Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Kanban und Scrum besitzen einige Gemeinsamkeiten und Unterschiede. Hier sind die wichtigsten kurz zusammengefasst:

Gemeinsamkeiten:

Unterschiede:

Insgesamt sind beide Methoden wirksam, aber sie eignen sich besser für unterschiedliche Situationen und Arbeitsabläufe.

Wo wird Kanban eingesetzt? Anwendung von Kanban und Beispiele

Kanban wird in einer Vielzahl von Branchen und Arbeitsbereichen eingesetzt, um Arbeitsprozesse zu optimieren und den Workflow zu verbessern. Hier sind einige Anwendungsbeispiele für Kanban:

• Softwareentwicklung: Kanban wird häufig in der Softwareentwicklung eingesetzt, um die Arbeit an Softwareprojekten zu organisieren. Entwickler verwenden Kanban-Boards, um Aufgaben wie Feature-Entwicklung, Fehlerbehebung und Codeüberprüfungen zu verfolgen.

• IT-Operations: IT-Teams nutzen Kanban, um den Betrieb von IT-Systemen, die Verwaltung von Tickets für Störungen und Updates sowie die Bereitstellung von IT-Services zu optimieren.

• Kundensupport: Kundensupport-Teams verwenden Kanban, um Kundenanfragen und -probleme zu verfolgen. Aufgaben können von der Anfrage über die Bearbeitung bis zur Lösung auf dem Kanban-Board verfolgt werden.

• Marketing und Content-Erstellung: Marketingteams nutzen Kanban zur Planung und Verfolgung von Marketingkampagnen, Content-Erstellung und Social-Media-Aktivitäten.

• Projektmanagement: Kanban kann in verschiedenen Projekten und Branchen eingesetzt werden, um den Fortschritt von Projekten zu verfolgen, Aufgaben zuzuweisen und den Arbeitsfluss zu optimieren.

• Fertigung und Produktion: In der Fertigungsindustrie wird Kanban häufig verwendet, um den Materialfluss und die Produktionseffizienz zu steuern. Das "Kanban-Prinzip" wurde ursprünglich in der Automobilindustrie entwickelt.

• Personalmanagement: HR-Teams können Kanban verwenden, um den Einstellungsprozess zu verwalten, von der Kandidatenrekrutierung bis zur Einstellung.

• Logistik und Lieferkettenmanagement: Kanban kann in der Logistik und im Supply Chain Management eingesetzt werden, um den Warenfluss und die Lagerbestände zu steuern.

• Bildung: Lehrer und Bildungseinrichtungen können Kanban nutzen, um den Lehrplan zu planen, Aufgaben für Schüler zu verfolgen und den Lernprozess zu optimieren.

• Gesundheitswesen: Krankenhäuser und medizinische Einrichtungen können Kanban zur Verfolgung von Patientenakten, Behandlungsplänen und Ressourcenverwaltung einsetzen.

Insgesamt kann Kanban in nahezu jeder Branche und in verschiedenen Teams und Organisationen verwendet werden, um den Arbeitsprozess zu verbessern, die Effizienz zu steigern und die Arbeit transparenter zu gestalten.

Wie BeeWaTec die Kanban-Methode unterstützt

BeeWaTec unterstützt die Kanban-Methode auf konkrete Weise, indem es speziell entwickelte Betriebsmittel aus seinem Rohrstecksystem anbietet. Hier sind einige konkrete Beispiele:

• Whiteboard und Kanban-Boards: Mit dem Rohrstecksystem by G.S. ACE von BeeWaTec, lassen sich einfach und schnell Whiteboards und Kanban-Boards realisieren. Diese Boards ermöglichen es Unternehmen, ihren Arbeitsprozess zu visualisieren, Aufgaben zu verfolgen und den Bestand an Materialien transparent darzustellen – alles wichtige Aspekte der Kanban-Methode.

• Durchlaufregale: BeeWaTec bietet Durchlaufregale an, die ideal für die Umsetzung von Kanban in der Produktion sind. Diese Regale ermöglichen die einfache Lagerung und Entnahme von Materialien und gewährleisten einen kontinuierlichen Materialfluss, was ein zentrales Prinzip der Kanban-Methode ist.

• Montagearbeitsplätze: BeeWaTec konstruiert Montagearbeitsplätze, die auf die Bedürfnisse der Lean-Produktion und der Kanban-Methode zugeschnitten sind. Diese Arbeitsplätze sind so gestaltet, dass sie eine effiziente Montage und den reibungslosen Ablauf von Kanban-Systemen unterstützen.

• Flexible Anpassung: BeeWaTec bietet die Möglichkeit, Betriebsmittel flexibel an die spezifischen Anforderungen von Unternehmen anzupassen. Dies entspricht der Flexiblen Kanban-Methode, bei der die Betriebsmittel an wechselnde Anforderungen angepasst werden können.

Durch die Bereitstellung dieser spezialisierten Betriebsmittel und die Möglichkeit der flexiblen Anpassung unterstützt BeeWaTec Unternehmen dabei, die Kanban-Methode erfolgreich in ihren Produktionsprozessen umzusetzen. Dies trägt zur Optimierung des Materialflusses, zur Steigerung der Wertschöpfung und zur Effizienzsteigerung bei, was wiederum den Zielen der Kanban-Methode entspricht, insbesondere im Kontext des Toyota-Prinzips der Lean Production / Kaizen.

Gerne können Sie auch unseren Partner KanbanBOX besuchen. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Implementierung eines innovativen E-Kanban-Systems entlang der gesamten Lieferkette.

Fazit und Ausblick

Insgesamt wird Kanban in einer Geschäftswelt, die durch Wandel, Wettbewerb und die Notwendigkeit, Kunden zufrieden zu stellen, gekennzeichnet ist, eine wichtige Rolle spielen. Es gibt Organisationen die Methoden verwenden, um effizienter zu arbeiten und auf die Herausforderungen von heute zu reagieren. Kanban ermöglicht es Teams und Organisationen, ihre Agilität und Anpassungsfähigkeit zu erhöhen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu maximieren.

Hier sind einige der Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, und wie Kanban dabei hilft: 

• Schnelle Veränderungen: Märkte und Kundenanforderungen ändern sich rasch. Unternehmen müssen agil sein und sich schnell anpassen können. Kanban ermöglicht es, den Arbeitsprozess kontinuierlich anzupassen, um auf Veränderungen zu reagieren.

• Wettbewerb: Der Wettbewerb in vielen Branchen ist intensiv. Unternehmen müssen effizienter arbeiten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Kanban hilft dabei, den Arbeitsfluss zu optimieren und Verschwendungen zu reduzieren.

• Kundenzentrierung: Kunden haben hohe Erwartungen an Produkte und Dienstleistungen. Kanban betont die Lieferung von Wert für Kunden und hilft, ihre Bedürfnisse in den Fokus zu rücken.

• Digitale Transformation: Unternehmen müssen sich an die digitalen Arbeitsumgebungen anpassen. Kanban kann leicht in digitale Tools integriert werden, um die Zusammenarbeit und Transparenz in virtuellen Teams zu fördern.

• Komplexität: Projekte und Arbeitsprozesse werden oft komplexer. Kanban bietet eine klare Visualisierung und Strukturierung, um die Komplexität zu bewältigen und den Überblick zu behalten.

• Effizienzsteigerung: Unternehmen sind bestrebt, ihre Effizienz zu steigern und Ressourcen optimal einzusetzen. Kanban ermöglicht es, den Arbeitsprozess zu optimieren und Engpässe zu minimieren.

• Kontinuierliche Verbesserung: Die Notwendigkeit kontinuierlicher Verbesserung bleibt bestehen, um Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken. Kanban fördert diese kontinuierliche Verbesserungskultur.