Kanban: Definicja, metoda, zasady, przykłady i tablica Kanban

W nieustannie zmieniającym się świecie biznesu, w którym elastyczność i wydajność mają kluczowe znaczenie, metoda Kanban oferuje sprawdzony sposób na optymalizację procesów pracy i uczynienie ich przejrzystymi. W tym artykule przyjrzymy się dogłębnie metodzie Kanban - od jej podstawowej definicji po kluczowe zasady, konkretne przykłady zastosowań i sposób działania tablicy Kanban.

Dowiedz się, w jaki sposób Kanban pomaga zespołom i organizacjom dostosowywać się do zmieniających się wymagań, minimalizować marnotrawstwo i maksymalizować dostarczanie wartości klientom.

Treść

• Czym jest Kanban?
• Jak działa Kanban / system Kanban?
• Jakie są zasady systemu Kanban?
• Czym są tablice Kanban i jak się ich używa?
• Czym są karty Kanban?
• Zalety systemu Kanban w porównaniu z innymi zwinnymi metodami zarządzania projektami
• Kanban vs. Scrum: podobieństwa i różnice
• Gdzie używany jest Kanban? Zastosowanie metody Kanban i przykłady
• Jak BeeWaTec wspiera metodę Kanban
• Wnioski i perspektywy

Czym jest Kanban / na czym polega metoda Kanban? (Definicja)

Kanban to metoda organizacji pracy, w której zadania są zwykle wizualizowane na (fizycznej lub cyfrowej) tablicy Kanban z różnymi kolumnami do śledzenia postępów. Zadania przechodzą z jednej kolumny do drugiej w miarę ich przetwarzania. To, co wyróżnia Kanban, to fakt, że zadania są uruchamiane tylko wtedy, gdy pozwalają na to możliwości i zapotrzebowanie, zamiast rozpoczynać je wszystkie naraz. Pomaga to uniknąć wąskich gardeł, uczynić proces pracy przejrzystym, zwiększyć produktywność i skrócić czas realizacji. Kanban to elastyczna metoda, która może być wykorzystywana w różnych obszarach zastosowań w celu optymalizacji przepływu pracy.

Jak działa Kanban / system Kanban?

Kanban działa w sposób dość prosty i skuteczny. System Kanban zazwyczaj opiera się na wizualnej tablicy, na której wyświetlane są zadania i etapy pracy. Działa to w następujący sposób:

• Tablica Kanban: sercem systemu Kanban jest tablica z kolumnami, które odzwierciedlają postęp pracy. Typowe kolumny to "Do zrobienia", "W trakcie" i "Zrobione". Ta tablica może być fizycznie zawieszona na ścianie lub istnieć w formie cyfrowej w aplikacji oprogramowania.

• Zadania jako karty: praca jest reprezentowana w formie kart lub kartek papieru. Każda karta przedstawia zadanie lub etap pracy. Te karty umieszczane są na tablicy Kanban.

• Przemieszczanie kart: karty przechodzą z jednej kolumny do następnej, aby odzwierciedlić status zadań. Na przykład, kiedy zadanie zostanie rozpoczęte, karta przechodzi z kolumny "Do zrobienia" do kolumny "W trakcie". Kiedy zadanie zostanie zakończone, karta przechodzi do kolumny "Zrobione".

• Ograniczenie pracy: Ważną zasadą w Kanban jest ograniczenie pracy w kolumnach. Oznacza to, że każda kolumna może mieć maksymalną liczbę kart. Pomaga to zapobiegać wąskim gardłom i przeciążeniom, ponieważ nowe zadania mogą być rozpoczęte tylko wtedy, gdy jest miejsce w kolumnie "W trakcie".

• System pociągający: Kluczową zasadą systemu Kanban jest system pociągania. Oznacza to, że zadania są rozpoczynane tylko wtedy, gdy pojemność i zapotrzebowanie na nie pozwalają. Tworzy to naturalny przepływ materiału, w którym zadania są pociągane, a nie wypychane.

• Kontrola wizualna: Dzięki wizualizacji procesu pracy na tablicy Kanban, wszyscy członkowie zespołu mają jasny obraz tego, co się dzieje, które zadania są w trakcie realizacji, a które zostały ukończone. Promuje to przejrzystość w zespole.

• Optymalizacja: System Kanban zachęca zespoły do ciągłego przeglądu i optymalizacji procesu pracy. Kiedy pojawiają się wąskie gardła lub problemy, mogą zostać zidentyfikowane i naprawione, aby poprawić przepływ pracy.

Ogólnie rzecz biorąc, system Kanban umożliwia wydajną i przejrzystą metodę pracy, w której zadania są realizowane zgodnie z potrzebami i pojemnością, unika się wąskich gardeł, a nacisk kładziony jest na ciągłe doskonalenie procesu pracy. Jest to elastyczna metoda, która jest skutecznie stosowana w wielu branżach i zespołach.

Jakie są zasady Kanban?

Kanban opiera się na zestawie zasad i reguł, które pomagają poprawić przepływ pracy i zwiększyć efektywność. Oto najważniejsze zasady Kanban:

• Wizualizacja: Kluczową zasadą Kanban jest wizualizacja procesu pracy. Zwykle osiąga się to za pomocą tablicy Kanban, na której zadania i etapy pracy są wyświetlane w kolumnach. Wizualizacja pozwala zespołowi na szybkie zobaczenie statusu pracy.

• Limit pracy w toku (WIP): Każda kolumna na tablicy Kanban ma maksymalną liczbę zadań lub kart, które może pomieścić w danym czasie. Pomaga to zapobiegać wąskim gardłom i skupiać się na kończeniu zadań przed rozpoczęciem nowych.

• System "pull": Kanban opiera się na systemie "pull", gdzie zadania są rozpoczynane tylko wtedy, gdy pojemność i popyt na nie pozwalają. Zadania są zatem "ciągnięte" w zależności od zapotrzebowania, a nie "pchane" do nich.

• Jasne zasady procesu: Należy określić jasne zasady dla procesu pracy, aby każdy członek zespołu rozumiał, jak zadania są realizowane i jakie kroki są wymagane. Te zasady promują przejrzystość i spójność.

• Skupienie na przepływie pracy: Kanban koncentruje się na optymalizacji przepływu pracy i minimalizowaniu wąskich gardeł. Dzieje się to poprzez ciągłe przeglądanie i dostosowywanie pracy, aby przebiegała płynnie.

• Ciągłe doskonalenie: Ważną zasadą Kanban jest ciągłe doskonalenie. Zespół powinien regularnie analizować proces pracy, identyfikować słabe punkty i podejmować działania mające na celu optymalizację.

• Sprzężenie zwrotne i współpraca: Kanban promuje komunikację i współpracę w zespole. Regularne informacje zwrotne i wymiana informacji pomagają poprawić proces pracy i uniknąć wąskich gardeł.

• Umowy o poziomie usług (SLA): W niektórych systemach Kanban ustanawiane są umowy SLA, aby zapewnić, że zadania będą ukończone w określonych ramach czasowych. Pomaga to w priorytetyzowaniu realizacji zadań i identyfikowaniu wąskich gardeł.

Te zasady stanowią podstawowy framework Kanban i umożliwiają zespołom uczynienie swoich procesów pracy bardziej przejrzystymi, efektywnymi i elastycznymi. Kanban może być dostosowany do specyficznych potrzeb i wymagań zespołu lub organizacji.

Czym jest tablica Kanban i jak się jej używa?

Tablica Kanban to wizualne narzędzie używane do reprezentowania i organizowania procesu pracy w systemie Kanban. Składa się ona z kolumn reprezentujących różne fazy lub stany pracy oraz kart reprezentujących poszczególne zadania lub etapy pracy. Oto jak działa tablica Kanban i jak się jej używa:

Struktura tablicy Kanban

Typowa tablica Kanban składa się z następujących elementów:

• Kolumny: Kolumny na tablicy reprezentują różne fazy lub stany, przez które przechodzi zadanie podczas jego przetwarzania. Typowe kolumny to "Do zrobienia", "W toku" i "Gotowe". W zależności od potrzeb i procesu można dodać dodatkowe kolumny, aby dokładniej przedstawić przepływ pracy.

• Karty: Karty to małe wizualne reprezentacje zadań lub etapów pracy. Każda karta zawiera informacje o zadaniu, takie jak opis, osoba odpowiedzialna i ewentualnie termin wykonania.

Korzystanie z tablicy Kanban

Korzystanie z tablicy Kanban składa się z kilku kroków:

• Rejestrowanie zadań: Nowe zadania lub etapy pracy są zapisywane na kartach i umieszczane w pierwszej kolumnie, często nazywanej "Do zrobienia". Są to zadania oczekujące na realizację.

• Przesuwanie kart: Po rozpoczęciu zadania jego karta jest przenoszona do następnej kolumny, zwykle ""W toku"" (od lewej do prawej). Oznacza to, że praca nad tym zadaniem jest aktywna.

• Śledzenie postępów: Członkowie zespołu mogą z łatwością śledzić postęp prac dzięki pozycji kart na tablicy. Mogą zobaczyć, które zadania są w toku, a które zostały już ukończone.

• Ograniczenie pracy: każda kolumna na tablicy ma ograniczoną pojemność, która wskazuje maksymalną liczbę zadań, które mogą się w niej znajdować w tym samym czasie. Pomaga to uniknąć przeciążenia i wąskich gardeł.

• Priorytetyzacja: członkowie zespołu mogą dostosowywać kolejność zadań na tablicy w oparciu o priorytety. Ważne zadania można przesuwać w górę, aby mieć pewność, że zostaną wykonane w pierwszej kolejności.

• Ciągła aktualizacja: tablica Kanban jest stale aktualizowana w miarę postępów w realizacji zadań. Gdy zadanie zostanie ukończone, jego tablica jest przenoszona do kolumny "Ukończone".

Tablice Kanban mogą być fizycznie montowane na ścianie lub tworzone cyfrowo w dedykowanych narzędziach programowych, w zależności od potrzeb i preferencji zespołu.

Czym są karty Kanban?

Karty Kanban to małe wizualne reprezentacje zadań lub etapów pracy na tablicy Kanban. Każda karta reprezentuje konkretne zadanie i zawiera informacje, takie jak opis, osoba odpowiedzialna i ewentualnie termin wykonania. Karty te są przesuwane po tablicy Kanban w celu śledzenia i organizowania postępów zadań w procesie pracy. Służą one do przejrzystej wizualizacji zadań i zapewniają członkom zespołu jasny przegląd statusu pracy.

Karty Kanban są wszechstronne i mogą być różnie adaptowane w firmach. Ich projekt zależy od odpowiedniego obszaru zastosowania (np. poziom zarządzania vs. produkcja), poziomu technologicznego firmy i informacji istotnych dla firmy. Oznacza to, że projekt karty Kanban może być tak indywidualny, jak liczba i nazewnictwo kolumn na tablicy Kanban.

W szczupłej produkcji karty Kanban często wyglądają tak jak na poniższym przykładzie, wspominając o takich aspektach jak numer artykułu, nazwa, ilość oraz miejsca przechowywania i użycia. Karty Kanban używane do zarządzania projektami zawierałyby oczywiście zupełnie inne informacje.

Zalety Kanban w porównaniu do innych zwinnych metod zarządzania projektami

Zalety Kanban w porównaniu z innymi zwinnymi metodami zarządzania projektami lub metodami lean management są następujące:

• Elastyczność: Kanban pozwala na wysoką elastyczność i zdolność adaptacji do zmieniających się wymagań i priorytetów.

• Prostota: Kanban jest łatwy do zrozumienia i nie wymaga skomplikowanych ról czy ceremonii.

• Wydajność: Dzięki ograniczeniu produkcji w toku (WIP), wąskie gardła są zminimalizowane, co zwiększa wydajność.

• Przejrzystość: Tablica Kanban zapewnia przejrzysty wgląd w proces pracy i status zadań.

• Ciągłe doskonalenie: Kanban promuje ciągłe doskonalenie i dostosowywanie procesu pracy.

• Odpowiedni dla różnych zespołów: Kanban jest odpowiedni dla zespołów różnej wielkości i z różnych branż.

• Mniejsza złożoność planowania: W porównaniu do innych metod zwinnych, takich jak Scrum, Kanban wymaga mniej wysiłku związanego z planowaniem.

• Koncentracja na dostarczaniu: Kanban kładzie nacisk na ciągłe dostarczanie wartości i wyników.

• Mniej przerw w pracy: Kanban minimalizuje przerwy w pracy, ponieważ zadania są realizowane w oparciu o możliwości i potrzeby.

• Zorientowanie na klienta: Kanban koncentruje się na potrzebach klientów i pozwala na szybkie dostosowanie się do ich wymagań.

Kanban vs. Scrum: podobieństwa i różnice

Kanban i Scrum mają pewne podobieństwa i różnice. Oto krótkie podsumowanie najważniejszych z nich:

Podobieństwa:

• Obie są zwinnymi metodami zarządzania projektami.
• Wizualizacja procesu pracy na tablicy.
• Nacisk na ciągłe doskonalenie i adaptację.
• Koncentracja na potrzebach klienta.

Różnice:

• Scrum wykorzystuje stałe okresy czasu (sprinty), podczas gdy Kanban działa w sposób ciągły.
• Scrum ma jasno określone role (Scrum Master, Product Owner), podczas gdy Kanban nie narzuca stałych ról.
• Scrum ma ustalone spotkania i ceremonie (Planowanie Sprintu, Codzienny Standup), Kanban nie ma ustalonych ceremonii.
• Scrum jest dobry dla projektów z jasno określonymi celami, Kanban jest bardziej elastyczny i odpowiedni dla ciągłych procesów pracy.
• Scrum kładzie nacisk na pracę zespołową, podczas gdy Kanban zachęca do indywidualnej odpowiedzialności.

Ogólnie rzecz biorąc, obie metody są skuteczne, ale lepiej nadają się do różnych sytuacji i przepływów pracy.

Gdzie używany jest Kanban? Zastosowanie Kanban i przykłady

Kanban jest stosowany w różnych branżach i obszarach pracy w celu optymalizacji procesów roboczych i usprawnienia przepływu pracy. Oto kilka przykładów zastosowania Kanban:

• Rozwój oprogramowania: Kanban jest powszechnie stosowany w rozwoju oprogramowania do organizowania pracy nad projektami programistycznymi. Deweloperzy używają tablic Kanban do śledzenia zadań, takich jak rozwój funkcji, naprawianie błędów i przeglądy kodu.
• Operacje IT: Zespoły IT wykorzystują Kanban do usprawnienia działania systemów IT, zarządzania zgłoszeniami incydentów i aktualizacji oraz dostarczania usług IT.
• Obsługa klienta: Zespoły obsługi klienta wykorzystują Kanban do śledzenia zgłoszeń i problemów klientów. Zadania mogą być śledzone na tablicy Kanban od zgłoszenia, przez przetwarzanie, aż po rozwiązanie.
• Marketing i tworzenie treści: zespoły marketingowe wykorzystują Kanban do planowania i śledzenia kampanii marketingowych, tworzenia treści i działań w mediach społecznościowych.
• Zarządzanie projektami: Kanban może być wykorzystywany w różnych projektach i branżach do śledzenia postępów projektu, przydzielania zadań i usprawniania przepływu pracy.
• Produkcja i wytwarzanie: W branży produkcyjnej Kanban jest szeroko stosowany do zarządzania przepływem materiałów i wydajnością produkcji. „Zasada Kanban” została pierwotnie opracowana w przemyśle motoryzacyjnym.
• Zarządzanie zasobami ludzkimi: Zespoły HR mogą wykorzystywać Kanban do zarządzania procesem rekrutacji, od rekrutacji kandydatów po zatrudnianie.
• Logistyka i zarządzanie łańcuchem dostaw: Kanban może być wykorzystywany w logistyce i zarządzaniu łańcuchem dostaw do zarządzania przepływem towarów i zapasów.
• Edukacja: nauczyciele i instytucje edukacyjne mogą wykorzystywać Kanban do planowania programów nauczania, śledzenia zadań dla uczniów i usprawniania procesu uczenia się.
• Opieka zdrowotna: Szpitale i placówki medyczne mogą wykorzystywać Kanban do śledzenia dokumentacji pacjentów, planów leczenia i zarządzania zasobami.

Ogólnie rzecz biorąc, Kanban może być wykorzystywany w niemal każdej branży i w różnych zespołach i organizacjach w celu usprawnienia procesu pracy, zwiększenia wydajności i uczynienia pracy bardziej przejrzystą.

Jak BeeWaTec wspiera metodę Kanban

BeeWaTec wspiera metodę Kanban w konkretny sposób, oferując specjalnie opracowane materiały eksploatacyjne z systemu zaślepiania rur. 

• Tablice Whiteboard i Kanban: Dzięki systemowi wtykania rur G.S. ACE firmy BeeWaTec można łatwo i szybko wdrożyć tablice i tablice Kanban. Tablice te umożliwiają firmom wizualizację procesu pracy, śledzenie zadań i przejrzyste wyświetlanie zapasów materiałów - wszystkie ważne aspekty metody Kanban.

• Regały przepływowe: BeeWaTec oferuje regały przepływowe, które idealnie nadają się do wdrażania metody Kanban w produkcji. Regały te umożliwiają łatwe przechowywanie i pobieranie materiałów oraz zapewniają ciągły przepływ materiałów, co jest kluczową zasadą metody Kanban.

• Stanowiska montażowe: BeeWaTec projektuje stanowiska montażowe, które są dostosowane do potrzeb szczupłej produkcji i metody Kanban. Stanowiska te są zaprojektowane tak, aby wspierać wydajny montaż i sprawne działanie systemów Kanban.

• Elastyczna adaptacja: BeeWaTec oferuje możliwość elastycznego dostosowania sprzętu operacyjnego do specyficznych wymagań firm. Jest to zgodne z elastyczną metodą Kanban, w której zasoby operacyjne można dostosować do zmieniających się wymagań.

Zapewniając te wyspecjalizowane zasoby operacyjne i możliwość elastycznej adaptacji, BeeWaTec pomaga firmom z powodzeniem wdrażać metodę Kanban w ich procesach produkcyjnych. Pomaga to zoptymalizować przepływ materiałów, zwiększyć tworzenie wartości i poprawić wydajność, co z kolei jest zgodne z celami metody Kanban, zwłaszcza w kontekście zasady Toyoty Lean Production / Kaizen.

Możesz również sprawdzić naszego partnera KanbanBOX. Specjalizuje się on we wdrażaniu innowacyjnego systemu E-Kanban w całym łańcuchu dostaw”.

Wnioski i perspektywy

Ogólnie rzecz biorąc, Kanban będzie odgrywał ważną rolę w świecie biznesu charakteryzującym się zmianami, konkurencją i potrzebą zadowolenia klientów. Zapewnia on organizacjom narzędzia i zasady pozwalające na bardziej efektywne działanie i reagowanie na dzisiejsze wyzwania. Kanban umożliwia zespołom i organizacjom zwiększenie zwinności i zdolności adaptacyjnych przy jednoczesnej maksymalizacji zadowolenia klientów.

Oto niektóre z wyzwań stojących przed firmami i sposoby, w jakie Kanban im pomaga:

• Szybkie zmiany: Rynki i wymagania klientów szybko się zmieniają. Firmy muszą być zwinne i zdolne do szybkiej adaptacji. Kanban umożliwia ciągłe dostosowywanie procesu pracy do zmian.
• Konkurencja: Konkurencja w wielu branżach jest ogromna. Firmy muszą pracować wydajniej, by pozostać konkurencyjnymi. Kanban pomaga zoptymalizować przepływ pracy i ograniczyć marnotrawstwo.
• Zorientowanie na klienta: klienci mają wysokie oczekiwania wobec produktów i usług. Kanban kładzie nacisk na dostarczanie wartości klientom i pomaga skupić się na ich potrzebach.
• Transformacja cyfrowa: firmy muszą dostosować się do cyfrowych środowisk pracy. Kanban można łatwo zintegrować z narzędziami cyfrowymi, aby promować współpracę i przejrzystość w wirtualnych zespołach.
• Złożoność: projekty i procesy pracy często stają się bardziej złożone. Kanban zapewnia przejrzystą wizualizację i strukturyzację, aby zarządzać złożonością i być na bieżąco.
• Zwiększanie wydajności: Firmy dążą do zwiększenia wydajności i jak najlepszego wykorzystania zasobów. Kanban umożliwia optymalizację procesu pracy i minimalizację wąskich gardeł.
• Ciągłe doskonalenie: Potrzeba ciągłego doskonalenia pozostaje w celu optymalizacji procesów i redukcji kosztów. Kanban promuje kulturę ciągłego doskonalenia.